Version Française disponible en bas de page
Overview
The event calendar is a basic but crucial tool for humanitarian response coordination. Humanitarian responders in both sudden onset and chronic crises will find it essential to know what meetings are taking place as a way to exchange information, identify partnerships and move ahead with the response. This tool is the starting point for in-person communication and coordination.
Purpose: The event calendar describes meetings and other events relevant to the humanitarian response.
Target Audience: This is a public tool for the humanitarian community, and others interested in the details of the response.
Scope: Meetings, working groups and other events relevant to the response.
Process
The best option is to maintain the calendar function on the https://humanitarianresponse.info platform. This is an integrated application with the coordination hub, contact list, and other functions to streamline scheduling and updates. However, this toolbox also includes a stand-alone template that can be used in an environment where the use of https://www.humanitarianresponse.info/en/events is not possible.
The main challenge is to establish the calendar as the authority on humanitarian meeting schedules early in the emergency. Ensure that there is a focal point within the team (often a Coordination colleague is better placed) who ensures partner and cluster lead outreach and consistently updates the accuracy of the tool, especially in dynamic response environments across multiple locations and coordination hubs. Remember, users will move quickly away from the tool if inaccuracies appear or the update sequence is slow.
Outputs/Resources
The help page for the events calendar on HRinfo and Excel template:
Calendrier des réunions
Description
Le calendrier des réunions est un outil de base mais essentiel à la coordination des interventions humanitaires. Les intervenants humanitaires qui interviennent dans des crises soudaines ou prolongées ont besoin de savoir quelles réunions ont lieu afin d'être en mesure d'échanger des informations, d'identifier les partenaires et de faire progresser la réponse. Cet outil est le "déclencheur" de la communication et de la coordination en personne.
Objectif : Le calendrier des réunions décrit les réunions et autres événements pertinents pour la réponse humanitaire.
Public cible : Il s'agit d'un outil public destiné à la communauté humanitaire et à tous ceux qui s'intéressent aux détails de l'intervention.
Portée : Réunions, groupes de travail et autres événements pertinents à l'intervention.
Processus
La meilleure pratique est de maintenir à jour la fonction "Calendrier" de la plateforme HumanitarianRresponse.info, disponible sur : https://humanitarianresponse.info. Il s'agit d'une application intégrée au centre de coordination, à des listes des contacts et d'autres fonctions pour rationaliser la planification et les mises à jour. Cependant, ce toolbox comprend également un outil autonome qui peut être utilisé dans un environnement où l'utilisation de https://www.humanitarianresponse.info//events n'est pas possible.
Le principal défi est d'établir le calendrier comme la référence en matière de calendrier des réunions humanitaires au début de la situation d'urgence. Veillez à ce qu'il y ait un point focal au sein de l'équipe (souvent un collègue de coordination est le mieux placé). Ce point focal assure la sensibilisation des partenaires ainsi que des chefs de file, il est en charge de la constante mise à jour du calendrier, en particulier dans des environnements de réponse dynamiques; sur plusieurs sites et plates-formes de coordination. N'oubliez pas que si la fréquence de mise à jour est trop lente ou que les données sont inexactes, les utilisateurs cesseront rapidement d’utiliser l’outil.
Outputs/ Ressources
Template de la page d'aide pour le calendrier des réunions HR.info et Excel :