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Overview                                   

Common Operational Datasets (CODs) are authoritative reference datasets needed to support operations and decision-making for all actors in humanitarian response. CODs are 'best available' datasets that ensure consistency and simplify the discovery and exchange of key data. Core CODs are required in all disaster-prone countries as a preparedness measure, including administrative boundaries (COD-AB), sex and age-disaggregated population data (COD-PS), and humanitarian profile (caseload)(COD-HP).

Core CODs are critical for information and data products and to underpin effective coordination. They are essential for effective risk analysis, needs assessment, decision-making, and reporting by OCHA and partners on all aspects of the response. Of these, the most critical datasets to support response are the basic administrative boundaries (COD-AB) and population statistics (COD-PS). This data is typically provided by the government or national authority. Caseload figures are available after an emergency and can come from a number of sources. A dashboard that illustrates the availability and quality of the Core CODs is available here: https://cod.unocha.org/

Country-specific CODs are defined at a country-level based on local hazards and operational requirements. Examples include key infrastructure that could be impacted or used during relief operations such as schools, health facilities, and refugee camps; or topographical data such as rivers, land cover, and elevation. This technical support package recommends CODs for each disaster type as well as detailed technical information on each dataset to help ensure they meet minimum standards for quality and accuracy.

CODs are

  • Authoritative reference datasets needed to support operations and decision-making for all actors in a humanitarian response

  • Best available datasets that ensure consistency and simplify the management of key data.

  • Two types of CODs: 1) Core, 2) Other Country-Specific

  • Endorsed in-country (agreement amongst stakeholders to use same thematic dataset)

  • To see the status of Core CODs see: COD Dashboard

Purpose of CODs

  • Datasets that are commonly used and referenced by all operations

  • Provide consistency among all actors working on humanitarian preparedness and response and enable:

    • a common operational picture (COP) of the crisis

    • a geographic framework for data collection, analysis, and visualization (P-code)

  • P-codes facilitate the exchange and harmonization of data and information

  • Facilitate informed decision making both pre- and post-crisis

  • Reduce duplication of work on baseline data by partnering organizations

  • The development of CODs creates/strengthen networks and relationships (which are just as valuable as the datasets themselves)

  • The country-specific CODs should be:

    • country risk/emergency specific

    • commonly required by all partners 

    • be practical in term of what is available (time and effort required may affect the data source or detail of dataset)

    • discussed in a rational manner with partners as they are part of COD cycle and should be contributing CODs

    • the 'best available' for humanitarian operations

P-codes

Place Codes (P-codes) are found in Administrative Boundary CODs. They are unique geographic (geo) identification codes, represented by combinations of letters and/or numbers to identify a specific location or feature on a map or within a database. For a specific place, point, or positional locations, the geo-codes have come into common usages as P-codes (abbreviated for Place-code). These terms can be essentially interchanged as long as one recognizes the focus on “position or place” for P-codes.  They are also used to provide unique reference codes to refer to settlements or administrative boundaries in other datasets. For more information see the P-code page in the toolbox

The schematic below shows a basic structure of a p-code system for a country with 2 administrative boundary levels. When creating a P-code structure for a given country you will need to take into account the country's specific number of administrative levels.

Process

The life cycle of a COD is planning, collecting, processing, endorsing, communicating, maintaining.

CODs are identified by the IM network in a country or regionally. If there is no IM network in place and one cannot be created/sustained then all efforts should be made at higher levels (e.g. global) to identify if any agency is working on the desired dataset.  The IM network is responsible for collecting and maintaining the CODs and revising the list/datasets as required (reviewed annually minimum). The list of CODs should be presented by the OCHA Head of Office to the HCT or RCT annually for endorsement.

CODs should be made available on HDX if possible prior to an emergency or shortly after an emergency. If datasets cannot be placed on HDX they should be shared appropriately. The use of CODs and P-codes should be advocated by the IM network. More information about the process can be found in the COD of this toolbox.

When working with P-codes. National coding schemes should always be used.  If there is no national coding scheme, an informal coding scheme that has been adopted by some national or international organizations may be used.  Creating a p-code system should only be done if no other system is available. 

Outputs/Resources

Essential Reading for OCHA IMOs

Tutorial

Advocacy Resources

COD Flyer FR (2016)   

COD Flyer EN (2016) 

COD Poster (2018)

   

Données Opérationnelles Communes (COD)

Description 

Les "Données Opérationnelles Communes" (COD) sont des ensembles de données de référence faisant autorité, nécessaires à l'appui des opérations et lors de la prise de décision des différents acteurs impliqués dans une intervention humanitaire. Les COD constituent "les meilleurs ensembles de données disponibles". En outre, ils garantissent la cohérence, simplifient la découverte ainsi que l'échange de données clés. Les COD de base constituent des mesures de préparation essentielles dans tous les pays enclins aux risques de catastrophes. Ils incluent les frontières administratives (COD-AB), les statistiques démographiques en fonction de l'âge et du sexe (COD-PS) et les profils humanitaires (nombre de personnes affectées) (COD-HP).

Les COD de base (aussi appelés COD centraux - Core CODs) sont primordiaux pour les produits de données et d'informations, mais également pour assurer et renforcer une coordination effective. Ils sont indispensables à l'analyse effective des risques, à l'évaluation des besoins, à la prise de décision mais également lors de l'élaboration des rapports par OCHA et ses partenaires, et ce, sur tous les aspects de l'intervention. D'entre tous, les COD les plus cruciaux pour l'appui des interventions sont les limites administratives de base (COD-AB) et les statistiques démographiques (COD-PS). Ces données sont disponibles après une urgence et peuvent provenir de plusieurs sources. 

Les COD spécifiques aux pays (aussi appelés COD nationaux - Country-specific CODs) sont définis au niveau national en fonction des besoins opérationnels et des risques locaux. Ils peuvent, par exemple, répertorier/inclure des infrastructures clés qui pourraient être impactées ou utilisées lors d'opérations de secours, tel que : les écoles, les établissements médicaux et les camps de réfugiés. Il peut également s’agir de de données topographiques, comme les rivières, l’altitude mais aussi, l’occupation et l’utilisation du sol. Ce dossier de soutien technique (Technical Support Package) recommande des COD pour chaque type de catastrophe, ainsi que des renseignements techniques détaillés sur chaque ensemble de données afin de s’assurer qu’elles respectent les normes minimales de qualité et précision.

Les COD sont

  • des ensembles de données de référence faisant autorité, nécessaires à l'appui des opérations et lors de la prise de décision des différents acteurs impliqués dans une intervention humanitaire.

  • les meilleurs ensembles de données disponibles, qui garantissent la cohérence et simplifient la gestion de données clés.

  • Il existe deux types de COD : 

    1. COD de base = COD centraux (Core CODs)

    2. COD spécifiques aux pays = COD nationaux (Country-specific CODs)

  • Approuvés dans le pays (accord entre les parties prenantes pour utiliser le même ensemble de données thématiques)

  • Pour en savoir plus sur les COD de base consulter : COD Dashboard

Objectifs des COD 

  • Les ensembles de données sont couramment utilisés et référencés pour toutes les opérations.

  • Les COD assurent la cohérence entre tous les acteurs qui travaillent à la préparation et à l’intervention humanitaire, permettant :

    - une image opérationnelle commune (COP)

    - un cadre géographique pour la collecte, l’analyse et la visualisation des données (P-codes).

  • Les « P-codes » simplifient l’échange et l’harmonisation des données et des informations.

  • Les COD facilitent la prise de décisions éclairées à la fois avant et après la crise.

  •  Les COD diminuent les risques de travail fait en double par les organismes partenaires sur les données de base.

  • Les COD participent à la création et au renforcement des réseaux et des relations entre les différents acteurs (ce qui est tout aussi important que les COD eux-mêmes).

  • Les COD spécifiques aux pays doivent :

    • Être spécifiques au risque pays / à la situation d’urgence

    • Communément requis par tous les partenaires

    • Refléter la réalité en termes de ressources disponibles (le temps et les efforts requis peuvent avoir une influence/affecter la source de données ou le détail de l’ensemble des données).

    • Être discutés de façon rationnelle avec les partenaires, car ils font partie du cycle des COD et doivent contribuer à leur élaboration et à leur mise à jour.

    • Être « la meilleure ressource disponible » pour les opérations humanitaires.

P-codes

Les « Places-Codes » (P-codes) se trouvent dans les frontières administratives (COD-AB) des données opérationnelles communes (COD). Ce sont des codes officiels d’identification géographique uniques.  Ils se présentent sous la forme d’une combinaison de lettres et/ou de nombres qui identifient un emplacement spécifique, un élément sur une carte ou dans une base de données. L’expression « P-codes » est devenu d’usage courant pour désigner un endroit spécifique, un point ou encore un lieu de positionnement. Dans l’expression « P-codes », le « P » correspond à l’abréviation des mots « Place » et/ou « Position », ils peuvent être interchangeables. Ces P-codes sont également utilisés comme des codes de référence unique pour renvoyer à des lieux habités ou à des frontières administratives, cela diffère selon les données. Plus d’informations sont disponibles sur la page « P-codes » du Toolbox.

Le schéma ci-dessous illustre la construction de base du système de P-codes (pour un pays avec 2 niveaux de frontières administratives). Dans la construction des P-codes il faudra tenir compte du nombre de niveaux administratifs propre au pays.

Processus

Le cycle de vie des COD est constitué de 6 étapes : Planifier, Récolter, Traiter, Entériner, Communiquer et Entretenir.

Les COD sont identifiés par le groupe de gestion d’information (à l’échelle nationale ou régionale). S’il n’existe pas de groupe de gestion d’information, et qu’il n’y a pas la possibilité d’en créer et/ou d’en maintenir un, alors les efforts doivent être déployés au niveau supérieur (par exemple : niveau global) pour identifier une agence travaillant sur l’ensemble de données désiré. Le groupe de gestion d’information est responsable de la collecte, de l’entretien des COD, mais également, de la révision des listes/données comme requis (révisées au minimum tous les ans). Le chef de bureau/service d’OCHA doit présenter la liste des COD à l’équipe Humanitaire du Pays (EHP/HCT) ou à l’équipe régionale du pays (RCT) et ce, tous les ans pour approbation.

Les COD doivent être mis à disposition sur HDX, et ce, si possible, avant une urgence ou peu de temps après une urgence. Si les données ne peuvent pas être ajoutées sur HDX elles doivent être partagées pertinemment. L’utilisation des COD et des P-codes doit être préconisée par le groupe de gestion d’information. Vous pouvez trouver plus d’informations concernant le processus sur la page « COD » de ce Toolbox.

Lorsque vous travaillez avec les P-codes : il convient d’utiliser les systèmes de codages nationaux. S’il n’existe pas de procédé de codage national, alors il est possible d’utiliser un système de codage informel qui a déjà été adopté par d’autres organisations nationales et/ou internationales. La création d’un système de P-codes ne doit avoir lieu que lorsqu’aucun autre système n’est disponible.

Ressources - voir au dessus

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