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Humanitarian Data Exchange FAQs

The full FAQ can be viewed on the HDX website. Excerpt of FAQ related to data practices:

How do I share data on HDX?

Data on HDX is shared through organizations. You need to be a member of an organization (with appropriate privileges) before you can contribute data. If you have data to share, you can either request to create a new organization or ask to join an existing one. (See more under Organisations.)

What if my data is sensitive?

You can publish your dataset's metadata on HDX without including the actual data. This enables people to find out about the existence of your data. They are then able to request access to it in HDX and you will be notified of any requests by email. Control of access is entirely within your hands and no sensitive data is stored on HDX during this process.

Can I share data privately with my organization's members?

Yes. For each dataset that you create, you have a choice of sharing data publicly, sharing only metadata publicly or restricting access to other members of the same organization. The default visibility is set to private when you upload a new dataset. We encourage the open sharing of data, but we recognize that some data may not be suitable for public release in which case you can publish only metadata so that people can find and request your data. For fully restricted access (which we discourage), you can make your dataset and its metadata private so that only members of your organization can see it.

What is the difference between a dataset and a resource?

A dataset is a collection of related data resources. A resource is an individual file within a dataset. When sharing data, you first create a dataset and then you can add one or more resources to it. A resource can either be a file uploaded to HDX (such as a CSV or XLS file) or a link to another website with a downloadable file. A resource, such as a readme file, could also contain documentation that helps users to understand the dataset, such as a readme file.

How do I add a dataset?

Click on the 'Add Data' button from any page on HDX. You will be required to login and associate yourself with an organization. These slides provide a walk-through of how to add a dataset. Here are more details on the 'update frequency' field.

How do I edit a dataset?

You can only edit a dataset if you are an administrator or editor of your organization. If you have the appropriate role, you will find an 'Edit' button just below the dataset description. This will allow you to edit the dataset metadata and the resources. These slides provide a walk-through of how to edit a dataset.

How can I add graphs and key figures to my dataset?

If your data uses the HXL standard, then HDX can automatically create customizable graphs and key figures to help you highlight the most important aspects of your dataset. We call these "Quick Charts". For a Quick Chart to be generated, your dataset needs to be public and contain a CSV or XLSX resource with HXL tags. HXL is easy! Check out the 30-second tutorial.

The resource can be stored on HDX or as a remote resource at another URL. Quick Charts will be generated from the first resource with HXL tags in the list of a dataset's resources. The system will try to generate up to three charts based on the HXL tags, and these can be changed to best tell the story in your data. You can edit each Quick Chart's title, axis labels, and description. Don't forget to save the changes so they become the default view that users see when viewing your dataset. Here's a good example to get you started.

Quick Charts doesn't work with all HXL tags, but we're working to expand its capabilities and your feedback is welcome at hdx@un.org.

What are the recommended data formats?

We define data as information that software can read and analyze. We encourage contributions in any common data format. HDX has built-in preview support for tabular data in CSV and Microsoft Excel (xls only) formats, and for geographic data in zipped shapefile, kml and geojson formats.

A PDF file is not data. If you have a data visualization in PDF format, you can add it as a gallery item on the dataset page. If you wish to share documents, graphics, or other types of humanitarian information that are not related to the data you are sharing, please visit our companion sites ReliefWeb and HumanitarianResponse. A resource, such as a readme file, could also contain documentation that helps users to understand the dataset.

What are the recommended best practices for naming datasets and resources?

For datasets: the keywords in your dataset title are matched to the search terms users enter when looking for data in HDX. Avoid using abbreviations in the title that users may not be familiar with. Also avoid using words such as current, latest or previous when referring to the time period (e.g., latest 3W), as these terms become misleading as the dataset ages. The following is a good example of a dataset title: 'Who is Doing What Where in Afghanistan, Dec 2016'.

For resources: by default, the resource name is the name of the uploaded file. However, you can change this if needed to make it more clear to users.

For zipped shapefiles: we recommend the filename be name_of_the_file.shp.zip. However, the system does not require this construction.

Rubrique FAQ sur HDX

FAQs Humanitarian Data Exchange

Une rubrique plus complète de FAQs concernant HDX peut être consultée sur le site web HDX. Extrait de la rubrique FAQ sur les pratiques en matière de données :

Comment puis-je partager des données sur HDX ?

Sur HDX, les données sont partagées par l'intermédiaire des organisations. Vous devez être membre d'une organisation (avec les privilèges appropriés) avant de pouvoir fournir des données. Si vous avez des données à partager, vous pouvez soit, demander à créer une nouvelle organisation, soit à rejoindre une organisation existante. (Voir plus d'informations sous Organisations.)

Que faire si mes données sont sensibles ?

Vous pouvez publier les métadonnées de votre ensemble de données sur HDX sans y inclure les données réelles. Cela permet aux gens de connaître l'existence de vos données. Ils sont alors en mesure de demander l'accès via HDX et d'être averti de toute demande par courriel. Le contrôle de l'accès est entièrement entre vos mains et aucune donnée sensible n'est stockée sur HDX durant ce processus.

Puis-je partager des données en privé avec les membres de mon organisation ?

Oui. Pour chaque ensemble de données que vous créez, vous avez le choix de partager les données publiquement, de partager seulement les métadonnées publiquement ou de restreindre l'accès aux autres membres de la même organisation. La visibilité par défaut est définie comme privée lorsque vous téléchargez un nouvel ensemble de données. Nous encourageons le partage ouvert des données, mais nous reconnaissons que certaines données peuvent ne pas convenir à la diffusion publique. Auquel cas, vous pouvez ne publier que des métadonnées, afin que les gens puissent trouver et demander vos données. Pour un accès entièrement restreint (ce que nous décourageons), vous pouvez rendre votre ensemble de données et ses métadonnées privées afin que seuls les membres de votre organisation puissent les voir.

Quelle est la différence entre un ensemble de données et une ressource ?

Un ensemble de données est un ensemble de ressources de données connexes. Une ressource est un fichier individuel dans un ensemble de données. Lorsque vous partagez des données, vous créez d'abord un ensemble de données, puis vous pouvez y ajouter une ou plusieurs ressources. Une ressource peut être soit un fichier téléchargé sur HDX (tel qu'un fichier CSV ou XLS), soit un lien vers un autre site Web avec un fichier téléchargeable. Une ressource, telle qu'un fichier "readme", peut également contenir de la documentation permettant aux utilisateurs de comprendre un ensemble de données.

Comment ajouter un ensemble de données ?

Cliquez sur le bouton "Ajouter des données" depuis n'importe quelle page sur HDX. Vous devrez ouvrir une session et vous associer à une organisation. Ces diapositives donnent un aperçu de comment ajouter un ensemble de données. Voici plus de détails sur la "fréquence de mise à jour".

Comment puis-je modifier un ensemble de données ?

Vous ne pouvez modifier un ensemble de données que si vous êtes un administrateur ou un éditeur de votre organisation. Si vous disposez du statut approprié, vous trouverez un bouton "Modifier" juste en dessous de la description de l'ensemble de données. Cela vous permettra de modifier les métadonnées de l'ensemble de données et les ressources. Ces diapositives donnent un aperçu de la façon de modifier un ensemble de données.

Comment puis-je ajouter des graphiques et des chiffres clés à mon ensemble de données ?

Si vos données utilisent le standard HXL, HDX peut alors créer automatiquement des graphiques et des chiffres clés personnalisables pour vous aider à mettre en évidence les aspects les plus importants de votre ensemble de données. Nous appelons cela des "Quick Charts". Pour qu'un Quick Chart soit généré, votre ensemble de données doit être public et contenir une ressource CSV ou XLSX avec des tags HXL. HXL est facile ! Jetez un coup d'œil au tutoriel de 30 secondes.

La ressource peut être stockée sur HDX ou comme ressource externe à partir d'une autre URL. Des graphiques rapides seront générés à partir de la première ressource avec des tags HXL dans la liste des ressources d'un ensemble de données. Le système essaiera de générer jusqu'à trois graphiques basés sur les tags HXL, et ceux-ci peuvent être modifiés pour mieux raconter l'histoire de vos données. Vous pouvez modifier le titre, l'intitulé des axes et la description de chaque graphique. N'oubliez pas d'enregistrer les modifications pour qu'elles apparaissent par défaut lorsque les utilisateurs consultent votre ensemble de données. Voici un bon exemple pour vous aider à commencer.

Les Quick Charts ne fonctionne pas avec tous les tags HXL, mais nous travaillons à étendre ses capacités et vos commentaires sont les bienvenus, contactez-nous à hdx@un.org.

Quels sont les formats de données recommandés ?

Nous définissons les données comme des informations que les logiciels peuvent lire et analyser. Nous encourageons les contributions dans n'importe quel format de données commun. HDX prend en charge la prévisualisation intégrée des données tabulaires aux formats CSV et Microsoft Excel (xls uniquement) ainsi que des données géographiques aux formats shapefile, kml et geojson zippés.

Un fichier PDF n'est pas une donnée. Si vous avez une visualisation de données au format PDF, vous pouvez l'ajouter en tant qu'élément de galerie sur la page de l'ensemble de données. Si vous souhaitez partager des documents, des graphiques ou d'autres types d'informations humanitaires qui ne sont pas liés aux données que vous partagez, veuillez visiter nos sites complémentaires ReliefWeb et HumanitarianResponse. Une ressource, telle qu'un fichier readme, peut également contenir de la documentation permettant aux utilisateurs de comprendre l'ensemble de données.

Quelles sont les meilleures pratiques recommandées pour nommer les ensembles de données et les ressources ?

Pour les ensembles de données : les mots-clés dans le titre de votre ensemble de données correspondent aux termes de recherche que les utilisateurs saisissent lorsqu'ils recherchent des données en HDX. Dans le titre, évitez d'utiliser des abréviations que les utilisateurs ne connaissent peut-être pas. Évitez également d'utiliser des mots comme "current", "latest" ou "previous" lorsque vous faites référence à la période de temps (p. ex : latest 3W), car ces termes deviennent trompeurs à mesure que l'ensemble de données vieillit. Voici un bon exemple de titre d'un ensemble de données : "Qui fait quoi et où en Afghanistan, Dec 2016".

Pour les ressources : par défaut, le nom de la ressource est le nom du fichier téléchargé. Toutefois, vous pouvez le modifier pour le rendre plus clair pour les utilisateurs, si nécessaire.

Pour les fichiers zippés : nous recommandons que le nom de fichier soit le nom_du_fichier.shp.zip. Toutefois, le système ne requiert pas cette construction.