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When a disaster strikes, what’s the best way to collect and make sense of information? How do we change the 21^st century information overload into a solution that amplifies emergency response coordination and informs decision making, rather than cluttering it ?

The Coordinated Data Scramble (CDS) helps to shape a common situational awareness through procedures designed to improve sharing of data during emergencies. It involves establishing a Digital Collaborative Space to facilitate:

Community Building and Open Collaboration- enabling open, immediate and dynamic conversations during emergency response, using tools such as Skype and Slack
Effective use of tools to support collaboration- such as Google Spreadsheets and Trello

The CDS also involves pre-emergency planning and collaboration to help identify:

- Who the decision makers are
- What key questions decision makers need answers to
- What data (& analytical techniques) are needed to help inform the answers to these questions
- What tools and techniques can be used to monitor the timely availability of information, and to improve access to this information

When to use the Coordinated Data Scramble

The Coordinated Data Scramble can be activated just before, and just after an emergency event. To function most effectively it requires internet connectivity, but some components of the work could be done without connectivity.

The CDS will function most effectively if work is done before an emergency to identify who should be involved, which tools should be used, what the priority activities should be etc.

Who to involve

The CDS is designed to be open and collaborative and there is no set group of people who need to be involved. However, it will function most effectively if it involves both in-country and remote responders, with representatives from all UN, NGO, and local responders.

Steps to conduct a CDS (high-level steps, Detailed steps, tips)

Step	Step Details	Tips
1. Identify a collaborative communication platform	A common communication platform will be needed to provide a focal point for coordination of CDS activities	Skype or Slack have proved most useful in previous emergencies. Check what in-country responders are most happy with using. The platform chosen has to enable the addition of multiple participants and enable instantaneous communication, as well as retain chat history
2. Establish a group on the chosen platform	Establish a group on the chosen platform and invite a few key in-country and remote responders to join the chosen platform	The idea is that people are added to the platform/group by existing members as and when their participation will be beneficial to the process of improving data and information sharing
3. Decide what other tools will be needed to support the collaboration	Things to consider at this stage include: How to keep track of what has been discussed and shared How members will know who is the group How to maintain focus on the most urgent and important tasks	In previous emergencies, google spreadsheets have been used to create a contacts list for all members of the group, and to produce 'daily summaries' of the key information that has been shared during the day. Trello boards have been used to track data needs, data analysis activities and data availability

Toolkit

Trello board template: this has been pre-populated with 25 priority datasets and the tasks that need doing for each of these datasets. Please make a copy of it for each new emergency
Coordinationspreadsheet template: this is a template for a spreadsheet that can be used to help summarise the important information shared via the instant messaging platforms. Make a copy of it for use in each new emergency.

Resources

Recording of a presentationgiven to the Information Management Working Group's Data Subgroup
I scramble, you scramble, we all scramble for data -Blogby Andrej Verity
Who are the decision makers?
What are the key questions that decision makers ask?
DRAFTDatasets Taxonomy- includes a draft list of over 230 datasets categorized using the MIRA framework (thanks toACAPSfor significant contributions to the development of this), as well as a more detailed draft list of 25 priority datasets that include 'how to' analytical guidance. Work has also been started on disaster-specific 'how to' guidance to provide analytical guidance specific to earthquakes, hurricanes etc. This will all be shared as soon as possible.
Historyof the CDS
Example of an emergencyMap Filtercreated to facilitate access to maps by filtering them based on the key questions that the map aims to inform, or key datasets shown on the map
Example of how to use the data from the map filter tovisualize which key questions and which key datasetsare being shared on a day-to-day basis during an emergency

Haiti (Hurricane Matthew) Case Study

A Digital Collaborative Space was set up to facilitate a coordinated data scramble for the humanitarian response to Hurricane Matthew, and to help with the production of the Haiti Flash Appeal. The following tools were used:

Skype was used for instant messaging
A google spreadsheet was used for compiling:
daily summaries of the conversations
- a participant contact list
- collaborative key datasets
A Trello board was established to manage the flow of the coordinated data scramble

There were three digital coordinators dedicated to maintaining these tools and maintaining the focus on the production of the Haiti Flash Appeal.

Representatives from HDX (for curating public datasets) and humanitarianresponse.info (for curating products) were in the skype channel, to ensure that all data and products were curated properly. The diagram below shows the Coordinated Data Scramble flow from live skype discussions, to curated information on the Trello board, to data sharing on HDX.

TheHurricane Matthew Map Filterwas established to provide for better access to emergency maps, and theMap Analysiswas created to show in near real-time which datasets and information needs were being met through the sharing of maps.

A visualization of information shared through the Hurricane Matthew Skype channel (link is to come)

Coordinated Data Scramble

Lorsqu'un désastre survient, quelle est la meilleure façon de recueillir et de donner un sens à l'information ? Comment transformer la surabondance d'information du XXIe siècle en une solution qui amplifie la coordination des interventions d'urgence et éclaire la prise de décision, plutôt que de l'encombrer ?

Le Coordinated Data Scramble aide à établir une connaissance commune de la situation grâce à des procédures conçues pour améliorer le partage des données en cas d'urgence. Il s'agit d'établir un espace de collaboration numérique pour faciliter :

Renforcement de la communauté et collaboration ouverte - permettant des conversations ouvertes, immédiates et dynamiques pendant les interventions d'urgence, à l'aide d'outils tels que Skype et Slack.
Utilisation efficace d'outils pour soutenir la collaboration - tels que Google Spreadsheets et Trello

Le CDS fait également appel à la planification et à la collaboration avant l'urgence pour aider à identifier les situations d'urgence :

Qui sont les décideurs ?
Quelles sont les questions clés auxquelles les décideurs ont besoin de répondre ?
Quelles données (et techniques d'analyse) sont nécessaires pour aider à éclairer les réponses à ces questions ?
Quels outils et techniques peuvent être utilisés pour surveiller la disponibilité de l'information en temps réel et pour améliorer l'accès à cette information ?

Quand utiliser le Coordinated Data Scramble ?

Le Coordinated Data Scramble peut être activé juste avant et juste après un événement d'urgence. Pour être le plus efficace possible, il nécessite une connectivité Internet, mais certaines composantes du travail pourraient être effectuées sans connexion.

Le CDS sera plus efficace si les travaux pour déterminer qui devrait être impliqué, quels outils devraient être utilisés, quelles devraient être les activités prioritaires, etc. sont effectués avant une situation d'urgence.

Qui impliquer ?

Le CDS est conçu pour être ouvert et coopératif, par conséquent, il n’existe pas de groupe fixe de personnes qui ont besoin d'être impliquées. Cependant, il fonctionnera plus efficacement s'il associe des intervenants sur place et à distance, associés des représentants de tous Nations Unies, ONG et des intervenants locaux.

Étapes pour mener à bien un CDS

Étape	Détail de l’étape	Conseils
Identifiez une plateforme de communication collaborative	Une plate-forme de communication commune sera nécessaire pour servir de point focal pour la coordination des activités de CDS.	Skype ou Slack se sont avérés très utiles dans les situations d'urgence précédentes. Vérifiez que les intervenants dans le pays soient satisfaits de l'utilisation. La plate-forme choisie doit permettre l'ajout de plusieurs participants et permettre une communication instantanée, ainsi que la conservation de l'historique des chats.
2. Créez un groupe sur la plateforme choisie	Constituez un groupe sur la plate-forme choisie et invitez quelques intervenants clés dans le pays et à distance à rejoindre la plate-forme choisie.	L'idée est que: les personnes soient ajoutées à la plateforme/au groupe par les membres existants, et ce, au fur et à mesure que leur participation est bénéfique au processus d'amélioration du partage des données et de l'information.
3. Décidez quels autres outils seront nécessaires pour faciliter la collaboration.	Les éléments à prendre en compte à ce stade sont les suivants : Comment faire le suivi de ce qui a été discuté et partagé ? Comment les membres sauront quel est le groupe ? Comment rester concentré sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes ?	Dans les situations d'urgence précédentes, des feuilles de calcul Google ont été utilisées pour créer une liste de contacts avec tous les membres du groupe et pour produire des " résumés quotidiens " des informations clés qui ont été communiquées pendant la journée. Les cartes Trello ont été utilisées pour suivre les besoins en données, les activités d'analyse des données et la disponibilité des données.

Toolkit

Template du Trello Board : cette base de données a été préremplie de 25 ensembles de données prioritaires et des tâches à effectuer pour chacun de ces ensembles de données. Veuillez en faire une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.
Template de tableur pour la coordination : il s'agit d'un modèle de tableur qui peut être utilisé pour aider à résumer les informations importantes partagées via les plateformes de messagerie instantanée. Faites-en une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.

Ressources

Présentation faite par le sous-groupe de données (Data Subgroup) du Groupe de gestion de l’information (IMWG)
I scramble, you scramble, we all scramble for data - Blog de Andrej Verity
Qui sont les décideurs ?
Quelles sont les questions clés que se posent les décideurs ?
ÉBAUCHE/DRAFT Taxonomie des ensembles de données - comprend une liste provisoire de plus de 230 ensembles de données catégorisés à l'aide du cadre MIRA (merci à l'ACAPS pour sa contribution importante à l'élaboration de ce cadre), ainsi qu'une liste provisoire plus détaillée de 25 ensembles de données prioritaires qui comprennent des directives analytiques sur la façon de procéder. Des travaux ont également été entamés sur des conseils pratiques spécifiques aux catastrophes afin de fournir des conseils analytiques spécifiques aux tremblements de terre, aux ouragans, etc. Tout cela sera partagé dès que possible.
Histoire de la CDS
Exemple d'un Filtre cartographique (Map Filter) d'urgence créé pour faciliter l'accès aux cartes, en les filtrant en fonction des questions clés que la carte vise à documenter ou des ensembles de données clés affichés sur la carte.
Exemple d'utilisation de données à partir du filtre cartographique permettant de visualiser les questions clés et les ensembles de données clés partagés quotidiennement pendant une urgence.

Étude de cas sur Haïti (ouragan Matthew)

Un espace de collaboration numérique a été mis en place pour faciliter le coordinated data scramble pour la réponse humanitaire à l'ouragan Matthew, et pour aider à la production de l'Appel Flash d’Haïti. Les outils suivants ont été utilisés :

Skype a été utilisé pour la messagerie instantanée
Une feuille de calcul google a été utilisée pour la compilation :
- des résumés quotidiens des conversations
- une liste de contacts des participants
- ensembles de données clés collaboratives
Un Trello Board a été établi pour gérer le flux du coordinated data scramble.

Il y avait trois coordinateurs digitaux dédiés au maintien de ces outils et au maintien la concentration sur la production de l'Appel Flash d’Haïti.

Des représentants de HDX (pour la conservation des ensembles de données publiques) et de humanitarianresponse.info (pour les curating products) étaient sur skype, pour s'assurer que toutes les données et tous les produits étaient conservés correctement. Le diagramme ci-dessous montre le flux de Coordinated Data Scramble depuis les discussions en ligne Skype jusqu'au partage des données sur HDX, en passant par les informations conservées sur la carte Trello.

Le filtre cartographique de l'Ouragan Matthew a été créé pour améliorer l'accès aux cartes d'urgence, et l'analyse cartographique a été créée pour montrer en temps quasi réel quels ensembles de données et quels besoins d'information étaient satisfaits grâce au partage des cartes.

Une visualisation de l'information partagée par l’intermédiaire du groupe Skype l’Ouragan Matthew (lien à venir)