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Overview
In order to make OCHA, clusters and partners’ Information Management activities predictable and to reduce the amount of ad-hoc requests, OCHA or the IMWG should set up a standard IM reporting and product cycle. By using this approach, clusters are given space to do their work between reporting periods and to be predictable with their cluster members (as they define a reporting cycle for their members). Having a calendar will also make the output predictable for management and clients.
Given that there may be a geographical spread of the emergency and thus multiple coordination hubs, an IM data flow should be agreed upon early in the emergency. In order to provide clarity, it should be proactively decided (with the clusters) that the field clusters are responsible for collecting their own local data, sharing it with their clusters at the national level to compile, and then share the data with OCHA. With this approach, products can be generated anywhere along the chain of data movement.
OCHA may still receive data from partners who visit their offices, people who attend meetings, and by email. The agreed approach with the clusters should be that OCHA accepts this data with clear messaging that it will pass it along to the cluster (at the respective level) for incorporation into their 3W data. In this arrangement, OCHA becomes an extra conduit of information for the clusters.
Process
Examples of 3W reporting cycle:
- 3W reporting cycle week one Philippines Haiyan response 2013/14
- 3W reporting cycle week five Philippines Haiyan response 2013/14
Example of visual depiction of the setup of data flows:
Example of information flows with clusters:
Example of product calendar:
Add examples of charts of information flows or IMWG info schedules/work plans
Outputs/Resources
All public output generated by the clusters and OCHA will be available on respective operation pages on https://www.humanitarianresponse.info/
Cycle des rapports et des flux d’information Clusters
Description
Afin de rendre les activités IM d'OCHA, des Clusters et des partenaires prévisibles, mais également, de réduire le nombre de demandes ad hoc; OCHA ou le IMWG se doit de définir un cycle standard pour les produits et rapports IM. En utilisant cette approche, les Clusters ont la possibilité de faire leur travail entre les périodes de reporting et de rester prévisibles vis-àvis de leurs membres (car ils définissent un cycle de reporting pour leurs membres). Le fait d'avoir un calendrier rendra également le résultat plus prévisible pour la direction et les clients.
Étant donné que la situation d'urgence peut s'étendre géographiquement et qu'il peut exister de multiples hubs de coordination, il est important de convenir un flux de données IM au plus tôt de la situation d'urgence. Dans un souci de clarté, il convient de décider de manière proactive (avec les Clusters) que les Clusters en intervention sur le terrain sont responsables de collecter leurs propres données locales, de les partager avec leurs Clusters au niveau national pour compiler, puis de partager ces données avec OCHA. Grâce à cette approche, les produits peuvent être générés n'importe quand, tout au long de la chaîne du cheminement des données.
OCHA peut recevoir des données des partenaires qui viennent dans leurs bureaux, des personnes qui assistent aux réunions et par email. Selon l'approche convenue avec les clusters : OCHA accepte ces données avec un message clair indiquant qu'il les transmettra au cluster (aux niveaux respectifs) pour incorporation dans ses données 3W. Dans cet arrangement, OCHA devient un canal d'information supplémentaire pour les clusters.
Processus - documents en anglais
Exemple de cycle de reporting 3W :
- Cycle de reporting – semaine 1 - Philippines Haiyan response 2013/14
- Cycle de reporting – semaine 5 - Philippines Haiyan response 2013/14
Exemple de représentation visuelle de la configuration des flux de données :
Exemples de flux de données avec les Clusters :
Exemple de calendrier de produits :
Ajouter des exemples de graphiques de flux d’information ou des calendriers d'information et les plans de travail de l’IMWG
Outputs/Ressources
Tous les outputs générés par OCHA et les clusters seront disponibles sur les pages des opérations respectives de https://www.humanitarianresponse.info/