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Overview
Contact management covers the production and maintenance of contact lists, as well as email/distribution groups. It is a simple but powerful coordination process for humanitarian response environments where there is a multitude of actors working across a range of clusters/sectors.
The contact list is usually a public, searchable database of basic contact information for individuals and organizations responding to the emergency. The contact list can help give an overview of the organizational presence and can allow individuals and groups to connect and coordinate. When linked to email/distribution groups, it also allows the dissemination of information and data. Email/distribution groups will often mirror the contact lists or disaggregate lists into multiple groups.
Process
Contact lists can be managed in Excel, Access, and various other software and tools. Some offices are collecting contact information using a Kobo questionnaire.
Various tools/systems are also available for dissemination, as it relates to contact management. MailChimp is an online distribution tool and Google groups can also be used in conjunction with mailing lists. Many offices simply create email groups in Outlook, based on their contact lists. See the Software page.
The most important component of a contact management system is the process around it. Clear and comprehensive SOPs will help ensure that there are focal points managing contact lists and clear responsibilities for updating lists and email/distribution groups.
Outputs/Resources
Guidance
Templates
- These templates are intended to provide a simple solution that OCHA Contact Management Focal points can use to collect and organize contact information. These include a form and the associated sheet to collect the form replies, to be copied and adapted to various contexts. The templates have been developed both in Office 365 (corporate tool) and Google to allow for flexibility. We recommend choosing the Google-based templates only when Office-based templates cannot be used.
- Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List and Excel Sheet with replies (accessible to UN accounts only)
- Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (public)
Gestion de contacts
Description
La gestion des contacts couvre la production et la maintenance des listes de contacts, ainsi que les groupes de distribution/e-mail. Il s'agit d'un processus de coordination simple mais puissant pour les opérations d'intervention humanitaire où se côtoient une multitude d'acteurs travaillant dans de nombreux groupes/secteurs.
La liste des contacts est habituellement publique, c’est une base de données permettant d'effectuer des recherches sur les coordonnées de base des personnes et des organisations qui interviennent dans la situation d'urgence. La liste des contacts peut aider à donner un aperçu de la présence organisationnelle et peut permettre aux individus et aux groupes de se connecter et de se coordonner. Lorsqu'ils sont reliés à des groupes de diffusion par courriel ou de distribution, ils permettent également la diffusion de l'information. Les données.groupes de diffusion/email refléteront souvent les listes de contacts ou désagrégeront les listes en plusieurs groupes.
Processus
Les listes de contacts peuvent être gérées dans Excel, Access, ainsi que sur divers autres logiciels et outils. Certains bureaux recueillent les coordonnées de contacts à l'aide d'un questionnaire Kobo.
En ce qui concerne la gestion des contacts, divers outils/systèmes sont également disponibles pour la diffusion. MailChimp est un outil de distribution en ligne. Les groupes Google peuvent également être utilisés comme listes de diffusion. De nombreux bureaux créent simplement des groupes de courriels dans Outlook, en fonction de leurs listes de contacts. Voir la page Software sous la section.
L'élément le plus important d'un système de gestion de contacts est le processus qui l'entoure. Des procédures opérationnelles standard (SOPs) claires et complètes permettent de s'assurer que les points focaux gérent les listes de contacts et sont responsables de la mise à jour des listes et des groupes de distribution/email.
Outputs/Ressources - documents en anglais
Modèles:
- Ces modèles sont destinés à fournir une solution simple que les points focaux de gestion des contacts peuvent utiliser pour collecter et organiser les informations de contact. Ils s'agissent notamment d'un formulaire et de la feuille associée pour collecter les réponses au formulaire, à copier et à adapter à différents contextes. Les modèles ont été développés à la fois dans Office 365 (outil d'entreprise) et Google pour permettre plus de flexibilité. Nous vous recommandons de choisir le modèles basés sur Google uniquement lorsque les modèles basés sur Office 365 ne peuvent pas être utilisés.
- Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List and Excel Sheet with replies (accessible to UN accounts only))
- Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (public)