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Overview

The various levels of the humanitarian system (national, regional and global) have different roles and responsibilities in Common Operational Datasets. The national level is most active in COD work and regional levels must prepare CODs for priority countries that fall into their area. The global level provides guidance, policy and support when requested.

Global Level
OCHA HQ	Provides guidance, training, and technical documentation as well as global oversight of Core CODs and provides an online platform for dissemination of CODs
Global Information Management Working Group (IMWG)	Comprising global level information management focal points of UN agencies, clusters, international organizations and other humanitarian groups is responsible for maintaining guidance on Common Operational Datasets

Regional Level
OCHA Regional Office	OCHA provides global oversight of two core Common Operational Datasets - administrative boundaries and sex- and age-disaggregated population data - and is responsible for making them available through a public platform or service. OCHA will ensure these data are maintained for countries that are risk-prone or have ongoing humanitarian operations.It is often a challenge for the regional office to have core CODs for all countries in their region however it is a critical preparedness activity and at minimum appropriate national authorities should be identified.
Information Management Network	The IM Network or IMWG at the country and regional level should be comprised of information management focal points from UN agencies, clusters, international organizations, national organizations, governments and local humanitarian actors. The group is responsible for coordinating and harmonizing the information management activities of all humanitarian partners. For CODs they are responsible for working with the relevant governmental entities to define, develop, maintain, and endorse Core and Country-specific CODs.
Resident Coordinator (RC)	At country-level, the Resident or Humanitarian Coordinator has overall responsibility for ensuring that CODs are maintained according to the COD guidance and the technical support package, including final endorsement of CODs.

Country Level
OCHA County Office	OCHA's responsibility at the country level is to: 1) make the best available Core CODs available with endorsement from partners; 2) work with available partners to identify and make available the "best available datasets" Other CODs; 3) advocate for CODs as standards within the humanitarian community in the country; 5) make the CODs available (when possible) using HDX or another sharing mechanism; 5) ensure these datasets are maintained for countries that are risk-prone or have ongoing humanitarian operations; 6) provide Secretariat role for the COD cycle process
National authorities	National authorities (government ministries or departments) should be the primary sources of CODs in order to reflect national data standards. Only in an extraordinary situation (data does not exist, unwillingness or inability to share) should alternatives sources be used.
Information Management Network	The IM Network or IMWG at the country and regional level should be comprised of information management focal points and technical staff from partners (UN agencies, clusters, international organizations, national organizations, local humanitarian actors, and governmental agency). The group is responsible for coordinating and harmonizing the information management activities of all humanitarian partners. For CODs they are responsible for working with the relevant governmental entities to define, develop, maintain, and endorse Core and Other CODs.
Inter-Cluster Coordination Group (ICCG)	The ICCG is a group with representation of all active clusters that cross-references cluster analysis, identifies inter-cluster synergies and coverage gaps, addresses cross-cutting issues, and prepare strategic options and advocacy points for the HCT (IASC Reference Module for Cluster Coordination at the Country Level) and will provide necessary resources and support towards the management of the CODs and advocate for the use of P-Codes. The ICCG should also be part of the endorsement process (at least made aware) prior to communication to the HC/RC.
Humanitarian Country Team (HCT) or UN Country Team (UNCT)	In a country, HCT or UNCT are strategic and decision-making and oversight forums comprised of UN agencies, international organization. The HCT is established and led by the Humanitarian Coordinator (HC) and the UNCT by the Resident Coordinator (RC). The HCT or UNCT are responsible for agreeing on common strategic issues related to humanitarian action and will ensure that member organizations provide necessary resources and support towards the management of CODs and advocate for the use of P-Codes. The HCT/UNCT should be made aware of the Core COD availability and the list of Other CODs that have been endorsed by the IMWG and HC/RC.
Humanitarian Coordinator (HC)	At country-level, the Resident or Humanitarian Coordinator has overall responsibility for ensuring that CODs are maintained according to the COD guidance and the technical support package, including final endorsement of CODs.

Process

Common Operational Datasets should be prepared and shared as a preparedness activity. The process ideally involves various entities at the at the national levels and possibly at the regional level (when OCHA is not present in a country). The IM Network should identify and process (if required) the Core and Country-specific CODs. The list of CODs (core + country-specific CODs) and some metadata (data source, sponsor, date expected) in a data agreement. The list is presented to the HC/RC for endorsement and to advocate for the use of CODs and P-codes in humanitarian preparation and response. OCHA (or other data guardians) should place the CODs on HDX (or alternate system only if data cannot be shared publicly). The datasets and the list should be reviewed yearly to keep datasets current and the list of datasets relevant.

Resources

Rôles et Responsabilités des CODs

Description

Les divers niveaux du système humanitaire (national, régional, global) ont différents rôles et responsabilités dans les ensembles de données opérationnelles communes. Le niveau national est le niveau le plus actif dans le travail avec les CODs. Les niveaux régionaux doivent préparer les COD pour les « pays prioritaires » qui relèvent de leur zone. Le niveau global fournit des directives, des politiques et un soutien, sur demande.

Niveau global
Le siège d’OCHA	Fournit des conseils, des formations, de la documentation technique ainsi qu’une supervision globale des CODs de base/centraux et une plateforme en ligne pour la diffusion de ces derniers.
Le groupe de travail global de gestion de l’information (IMWG)	Comprend les points focaux globaux de la gestion d’information des agences des Nations Unies, des Clusters, des organisations internationales et d’autres groupes humanitaires. Il est chargé du suivi et des mises à jour des directives concernant les ensembles de données opérationnelles communes.

Niveau régional

Le bureau régional de OCHA

OCHA assure la supervision globale de deux ensembles de données opérationnelles communes de base/centraux – soit les frontières administratives (COD-AB) et les statistiques démographiques en fonction de l'âge et du sexe (COD-PS) – et est chargé de les rendre accessibles par le biais d’une plateforme ou d’un service public.

OCHA veille à l’entretien des données pour les pays qui sont exposés à des risques ou dans lesquels des opérations humanitaires sont en cours.

Il est souvent difficile pour le bureau régional d’avoir des CODs de base/centraux pour tous les pays de la région, cependant, il s’agit d’une activité de préparation essentielle, il est donc important que les autorités nationales compétentes soient au moins identifiées.

Groupe de gestion de l’information

Le groupe de gestion de l’information ou IMWG au niveau national et régional devrait être composé de points focaux de gestion de l’information provenant d’agences des Nations Unies, de Clusters, d’organisations internationales, d’organisations nationales, de gouvernements et d’acteurs humanitaires locaux. Le groupe est chargé de coordonner et d’harmoniser les activités de gestion d’information de tous les partenaires humanitaires. Pour les CODs : ils sont chargés de travailler avec les entités gouvernementales compétentes pour définir, développer, entretenir et approuver les CODs de base/centraux et spécifiques aux pays /nationaux.

Coordinateur résident (CR)

Au niveau national, le Coordinateur Résident ou Coordinateur Humanitaire a la responsabilité générale de veiller à ce que les CODs soient entretenus conformément aux directives sur les CODs et au dossier de soutien technique (Technical Support Package), y compris pour leur approbation finale.

Niveau national
Le bureau national de OCHA	Les responsabilités de OCHA au niveau national sont : Mettre à disposition les meilleurs CODs de base/centraux disponibles approuvés par les partenaires ; Travailler avec les partenaires disponibles pour identifier et mettre à disposition les « meilleurs ensembles de données disponibles » et les autres CODs ; Prôner les CODs comme standards au sein de la communauté humanitaire dans le pays ; Mettre à disposition les CODs (si possible) sur HDX ou par un autre mécanisme de partage ; Assurer la maintenance de ces ensembles de données dans les pays exposés à des risques ou dans lesquels des opérations humanitaires sont en cours. Assurer le secrétariat dans le processus du cycle des CODs
Les autorités nationales	Les autorités nationales (ministères ou services gouvernementaux) devraient être les principales sources des CODs, et ce, afin de refléter les normes de données nationales. Les sources alternatives ne doivent être utilisées qu’en cas de situation exceptionnelle (données inexistantes, refus ou incapacité de partage).
Groupe de gestion de l’information	Le réseau de gestion de l’information ou IMWG au niveau national et régional devrait être composé de points focaux de gestion de l’information et de personnel technique issus des partenaires (agences des Nations Unies, clusters, organisations internationales, organisations nationales, acteurs humanitaires locaux et agences gouvernementales). Le groupe est chargé de coordonner et d’harmoniser les activités de gestion d’information de tous les partenaires humanitaires. Pour les CODs : ils sont chargés de travailler avec les entités gouvernementales compétentes pour définir, développer, entretenir et approuver les CODs de base/centraux et les autres CODs.
Groupe de Coordination inter-cluster (ICCG)	Le ICCG est un groupe qui représente tous les clusters actifs et qui renvoie à l’analyse des clusters, identifie les synergies inter-cluster et les lacunes en termes de couverture, répond aux questions transversales, prépare les options stratégiques et les points de plaidoyer de l’équipe humanitaire du pays (EHP) (Module de référence du Comité Permanent Interorganisations pour la Coordination Cluster au niveau des pays). Il fournit les ressources nécessaires, un soutien pour la gestion des CODs et prône l’utilisation des P-codes. Le ICCG doit également faire partit du processus d’approbation des CODs (ou au moins en être informé) avant qu’ils soient communiqués au CH/RC.
L’Equipe de Pays Humanitaire (EHP) ou Equipe Pays des Nations Unies (UNCT)	Dans un pays, l’EHP ou l’UNCT sont des forums stratégiques et de prise de décision et de contrôle composé d’agences des Nations Unies et d’organisations internationales. L’EHP est établie et dirigée par le Coordinateur Humanitaire (CH), tandis que l’UNCT est dirigée par le Coordinateur Résident (CR). L’EHP et l’UNCT sont chargés de se mettre d’accord sur des questions stratégiques communes liées aux actions humanitaires. Ils préconisent l’utilisation des P-codes et veillent à ce que les organisations membres fournissent les ressources nécessaires à la gestion des CODs. L’EHP/l’UNCT doivent être informés de la disponibilité des CODs de base/centraux et de la liste des autres CODs qui ont été approuvés par l’IMWG et le CH/CR.
Le Coordinateur Humanitaire (CH)	Au niveau national, le Coordinateur Résident ou le Coordinateur Humanitaire a la responsabilité générale de veiller à ce que les CODs soient entretenus conformément aux directives sur les CODs et au dossier de soutien technique (Technical Support Package), y compris lors pour leur approbation finale.

Processus

Les ensembles de données opérationnelles communes doivent être préparés et partagés comme une activité de préparation. Idéalement, ce processus implique plusieurs entités au niveau national et éventuellement au niveau régional (quand OCHA n’est pas présent dans un pays). Le groupe de gestion de l’information doit identifier et traiter (si nécessaire) les CODs de base/centraux et les CODs spécifiques aux pays/nationaux. La liste des CODs (de base/centraux + spécifiques aux pays/nationaux) et quelques métadonnées (sources des données, sponsor, date prévue) doivent figurer dans un accord de données (Data Agreement). La liste est présentée au CH/CR pour approbation et pour prôner l’utilisation des CODs et des P-codes dans la préparation et la réponse humanitaire. OCHA (ou les autres gardiens de données) doit publier les CODs sur HDX (ou sur un autre système mais ce, uniquement si les données ne peuvent pas être publiées publiquement). Les ensembles de données et la liste doivent être révisés chaque année afin de disposer d’ensembles de données à jour et d’une liste pertinente.

COD Roles and Responsibilities