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Overview
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The event calendar is a basic but crucial tool for humanitarian response coordination. Humanitarian responders in both sudden onset and chronic crises will find it essential to know what meetings are taking place as a way to exchange information, identify partnerships and move ahead with the response. This tool is the starting point for in-person communication and coordination.
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The TeamUp calendar offers a range of features including Ical feeds and the ability to print a pdf version (see the TeamUp Help Center). The calendar is integrated under the RW Response “Events” tab. New events can be added to a calendar via a “modifier” link. When a new calendar is created, the modifier link is shared with the operation manager. If you need a modifier link to the calendar, contact info@humanitarianresponsesupport@unocha.infoorg.
The main challenge is to establish the calendar as the authority on humanitarian meeting schedules early in the emergency. Ensure that there is a focal point within the team (often a Coordination colleague is better placed) who ensures partner and cluster lead outreach and consistently updates the accuracy of the tool, especially in dynamic response environments across multiple locations and coordination hubs. Remember, users will move quickly away from the tool if inaccuracies appear or the update sequence is slow.
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Excel Templates
Calendrier des réunions
Description
Le calendrier des réunions est un outil de base mais essentiel à la coordination des interventions humanitaires. Les intervenants humanitaires qui interviennent dans des crises soudaines ou prolongées ont besoin de savoir quelles réunions ont lieu afin d'être en mesure d'échanger des informations, d'identifier les partenaires et de faire progresser la réponse. Cet outil est le "déclencheur" de la communication et de la coordination en personne.
Objectif : Le calendrier des réunions décrit les réunions et autres événements pertinents pour la réponse humanitaire.
Public cible : Il s'agit d'un outil public destiné à la communauté humanitaire et à tous ceux qui s'intéressent aux détails de l'intervention.
Portée : Réunions, groupes de travail et autres événements pertinents à l'intervention.
Processus
La meilleure pratique est de maintenir à jour la fonction "Calendrier" sur l’opération concernée de la plateforme https://response.reliefweb.int/. Le calendrier des événements utilisé par défaut provient de TeamUp (mais vous pouvez également facilement intégrer ou créer un lien vers d'autres calendriers, comme le calendrier Google).
Le calendrier TeamUp offre une gamme de fonctionnalités, notamment des flux Ical et la possibilité d'imprimer une version PDF (voir le centre d'aide TeamUp). Le calendrier est intégré sous l’onglet « Événements » de RW Response. De nouveaux événements peuvent être ajoutés à un calendrier via un lien « modificateur ». Lorsqu'un nouveau calendrier est créé, le lien modificateur est partagé avec les gestionnaires de l'opération. Si vous avez besoin d'un lien de modification vers le calendrier, contactez info@humanitarianresponse.info.
Le principal défi est d'établir le calendrier comme la référence en matière de calendrier des réunions humanitaires au début de la situation d'urgence. Veillez à ce qu'il y ait un point focal au sein de l'équipe (souvent un collègue de coordination est le mieux placé). Ce point focal assure la sensibilisation des partenaires ainsi que des chefs de file, il est en charge de la constante mise à jour du calendrier, en particulier dans des environnements de réponse dynamiques; sur plusieurs sites et plates-formes de coordination. N'oubliez pas que si la fréquence de mise à jour est trop lente ou que les données sont inexactes, les utilisateurs cesseront rapidement d’utiliser l’outil.
Outputs/ Ressources
Matériel d'aide de ReliefWeb Response :
Modèles de Excel :