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Key

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Toolkit

  • Trello board template:  this has been pre-populated with 25 priority datasets and the tasks that need doing for each of these datasets.  Please make a copy of it for each new emergency

  • Coordinationspreadsheet template: this is a template for a spreadsheet that can be used to help summarise the important information shared via the instant messaging platforms.  Make a copy of it for use in each new emergency.

Resources

Haiti (Hurricane Matthew) Case Study

A Digital Collaborative Space was set up to facilitate a coordinated data scramble for the humanitarian response to Hurricane Matthew, and to help with the production of the Haiti Flash Appeal.  The following tools were used:

  • Skype was used for instant messaging

  • A google spreadsheet was used for compiling:

  • daily summaries of the conversations

    • a participant contact list

    • collaborative key datasets

  • A Trello board was established to manage the flow of the coordinated data scramble

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Version Française disponible en bas de page

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The Coordinated Data Scramble (CDS) helps to shape a common situational awareness through procedures designed to improve sharing of data during emergencies.  It involves establishing a Digital Collaborative Space to facilitate:

  • Community Building and Open Collaboration- enabling open, immediate and dynamic conversations during emergency response, using tools such as Skype and Slack

  • Effective use of tools to support collaboration- such as Google Spreadsheets and Trello

The CDS also involves pre-emergency planning and collaboration to help identify:

  • Who the decision makers are

  • What key questions decision makers need answers to

  • What data (& analytical techniques) are needed to help inform the answers to these questions

  • What tools and techniques can be used to monitor the timely availability of information, and to improve access to this information

When to use the Coordinated Data Scramble

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The CDS is designed to be open and collaborative and there is no set group of people who need to be involved.  However, it will function most effectively if it involves both in-country and remote responders, with representatives from all UN, NGO, and local responders.

                                                                      

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Steps to conduct a CDS (high-level steps, Detailed steps, tips)

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  • How to keep track of what has been discussed and shared
  • How members will know who is the group
  • How to maintain focus on the most urgent and important tasks

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Version Française disponible en bas de page

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Coordinated Data Scramble

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Lorsqu'un désastre survient, quelle est la meilleure façon de recueillir et de donner un sens à l'information ? Comment transformer la surabondance d'information du XXIe siècle en une solution qui amplifie la coordination des interventions d'urgence et éclaire la prise de décision, plutôt que de l'encombrer ?

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Étapes pour mener à bien un CDS

Étape

Détail de l’étape

Conseils

  1. Identifiez une plateforme de communication collaborative

Une plate-forme de communication commune sera nécessaire pour servir de point focal pour la coordination des activités de CDS.

Skype ou Slack se sont avérés très utiles dans les situations d'urgence précédentes.  Vérifiez que les intervenants dans le pays soient satisfaits de l'utilisation.

La plate-forme choisie doit permettre l'ajout de plusieurs participants et permettre une communication instantanée, ainsi que la conservation de l'historique des chats.

 2. Créez un groupe sur la plateforme choisie

Constituez un groupe sur la plate-forme choisie et invitez quelques intervenants clés dans le pays et à distance à rejoindre la plate-forme choisie.

L'idée est que: les personnes soient ajoutées à la plateforme/au groupe par les membres existants, et ce, au fur et à mesure que leur participation est bénéfique au processus d'amélioration du partage des données et de l'information.

3. Décidez quels autres outils seront nécessaires pour faciliter la collaboration.

Les éléments à prendre en compte à ce stade sont les suivants :

  • Comment faire le suivi de ce qui a été discuté et partagé ?

  • Comment les membres sauront quel est le groupe ?

  • Comment rester concentré sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes ?

Dans les situations d'urgence précédentes, des feuilles de calcul Google ont été utilisées pour créer une liste de contacts avec tous les membres du groupe et pour produire des " résumés quotidiens " des informations clés qui ont été communiquées pendant la journée.

Les cartes Trello ont été utilisées pour suivre les besoins en données, les activités d'analyse des données et la disponibilité des données.

Toolkit

  • Template du Trello Board : cette base de données a été préremplie de 25 ensembles de données prioritaires et des tâches à effectuer pour chacun de ces ensembles de données.  Veuillez en faire une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.

  • Template de tableur pour la coordination : il s'agit d'un modèle de tableur qui peut être utilisé pour aider à résumer les informations importantes partagées via les plateformes de messagerie instantanée.  Faites-en une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.

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Le filtre cartographique de l'Ouragan Matthew a été créé pour améliorer l'accès aux cartes d'urgence, et l'analyse cartographique a été créée pour montrer en temps quasi réel quels ensembles de données et quels besoins d'information étaient satisfaits grâce au partage des cartes.

Une visualisation de l'information partagée par l’intermédiaire du groupe Skype l’Ouragan Matthew (lien à venir)