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Overview

Contact management covers the production and maintenance of contact lists, as well as email/distribution groups. It is a simple but powerful coordination process for humanitarian response environments where there is a multitude of actors working across a range of clusters/sectors. 

The contact list is usually a public, searchable database of basic contact information for individuals and organizations responding to the emergency. The contact list can help give an overview of the organizational presence and can allow individuals and groups to connect and coordinate. When linked to email/distribution groups, it also allows the dissemination of information and data. Email/distribution groups will often mirror the contact lists or disaggregate lists into multiple groups.

Process

Contact lists can be managed in Excel, Access, and various other software and tools. Some offices are collecting contact information using a Kobo questionnaire. 

Various tools/systems are also available for dissemination, as it relates to contact management. MailChimp is an online distribution tool and Google groups can also be used in conjunction with mailing lists. Many offices simply create email groups in Outlook, based on their contact lists. See the Software page.

The most important component of a contact management system is the process around it. Clear and comprehensive SOPs will help ensure that there are focal points managing contact lists and clear responsibilities for updating lists and email/distribution groups.

Outputs/Resources

Gestion de contacts

Description

La gestion des de contacts couvre concerne la production et la maintenance mise à jour des listes de contacts, ainsi que les groupes de distributiondiffusion/e-mail. Il s'agit d'un processus moyen de coordination simple mais puissant pour les opérations d'intervention humanitaire humanitaires, où se côtoient une multitude d'acteurs travaillant dans de nombreux groupes/secteurs.

La liste des de contacts est habituellement publique, c’est . C’est une base de données permettant d'effectuer des recherches sur les coordonnées de base des personnes et des organisations qui interviennent dans la situation drépondent à l'urgence. La liste des de contacts peut aider à donner un aperçu de la présence organisationnelle des organisations et peut permettre aux individus et aux groupes de se connecter mettre en contact et de se coordonner entre eux. Lorsqu'ils elles sont reliés reliées à des groupes de diffusion par courriel ou de distribution, ils /e-mail, elles permettent également la diffusion de l'information et de données. Les données. groupes de diffusion/email refléteront souvent e-mail sont souvent basés sur les listes de contacts ou désagrégeront désagrègent les listes en plusieurs groupes.

Processus

Les listes de contacts peuvent être gérées dans avec Excel, Access, ainsi que sur divers autres logiciels et outils. Certains bureaux recueillent les coordonnées de contacts à l'aide d'un questionnaire Kobo.

En ce qui concerne la gestion des contacts, divers Divers outils/systèmes sont également disponibles pour la diffusion. MailChimp est un outil de distribution diffusion en ligne. Les groupes Google peuvent également aussi être utilisés comme listes de pour la diffusion. De nombreux bureaux créent simplement des groupes de courriels e-mails dans Outlook, en fonction de leurs listes de contacts. Voir la page Software sous la section.

L'élément le plus important d'un système de gestion de contacts est le processus qui l'entoure. Des procédures opérationnelles standard (SOPs) claires et complètes permettent de s'assurer que les qu'il y a des points focaux gérent qui gèrent les listes de contacts et sont responsables de attribuent les responsabilités pour la mise à jour des listes et des groupes de distributiondiffusion/emaile-mail.

Outputs/Ressources - documents en anglais

Modèles:

• Ces modèles sont destinés à fournir une solution simple que les points focaux de gestion des de contacts peuvent utiliser pour collecter et organiser les informations de contactcontacts. Ils Il s'agissent agit notamment d'un formulaire et de la feuille liste associée pour collecter consolider les réponses au formulaire, à copier et à adapter à différents contextes. Les modèles ont été développés à la fois dans Office 365 (outil d'entreprise) et Google pour permettre plus de flexibilité. Nous vous recommandons de choisir le les modèles basés sur Google uniquement lorsque les modèles basés sur Office 365 ne peuvent pas être utilisés.
• Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List  and Excel Sheet with replies (accessible to UN accounts only))aux comptes ONU uniquement)
• Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (publicpublique)