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Overview
Information management (IM) is a critical component of any OCHA office. A clear and simple IM strategy can help the OCHA head of office (HoO) focus the efforts of their information management unit (IMU) in order to maximize the impacts of the unit’s work. If there is no clear IM strategy in place, information management officers are often pulled into endless ad-hoc tasks, unable to focus on the core products and process that have the greatest overall benefit to the OCHA office and the wider humanitarian community.
IM should not be seen only as the responsibility of the IMU but the responsibility of the entire OCHA office, this is often referred to as the Whole of Office approach to IM. The IMU is the leader of the process but contributions from all OCHA staff are critical to success. The IMU should not be seen as a separate, stand-alone entity but integrated into the core functions of the office. The IMU needs to work closely with all other sections and the sub-offices in the collection of data, analysis of the information and production and dissemination of key coordination products.
Process
If using a whole of office approach to information management the following is accomplished:
All staff in the country office have a clear idea of each other’s role and input with regards to information.
Units work in editorial/project teams (for HRP, Snapshot, Bulletin, etc.) and have predictable procedures in place.
Management team regularly promotes information tools/products and reminds partners of information/data requests (eg. 3W data, funding data) in bilateral meetings and humanitarian fora.
Non-technical staff are encouraged to learn software/tools (that they tend to associate with the IMU) that would be useful in their work (eg. InDesign, Illustrator, MailChimp, RW Response, HiD, Excel)
Outputs/Resources
IMU work plan examples
IM strategy examples
Guidance
IMU work plans fall under the dotted line with HQ and Field working together via twice a year "office performance dialogues" to asses progress and make adjustments. Note this approach has not been finalized!
Stratégie et Plan de Travail
Description
L’IM est une composante essentielle de tous les bureaux d’OCHA. Une stratégie IM bien définie et structurée peut permettre au chef de bureau (HoO) de cibler les efforts de son unité (IMU) afin d’optimiser l’impact du travail de l’unité.
Si la stratégie IM n’est pas claire, les IMOs sont souvent plongés dans des tâches ponctuelles sans fin. Par conséquent, ils ne peuvent pas se concentrer sur les produits et sur les processus fondamentaux les plus utiles au bureau OCHA et à l’ensemble de la communauté humanitaire.
L’IM ne devrait pas être uniquement vu comme la responsabilité de l’IMU, sinon comme la responsabilité de l’ensemble du bureau d’OCHA, ce qu’on appelle généralement « l’approche globale du bureau en termes d’IM » (the Whole of Office approach to IM). L’IMU ne doit pas être considéré comme une entité distincte et autonome, sinon comme une entité intégrée dans les fonctions essentielles du bureau. L’IMU doit travailler en étroite collaboration avec toutes les autres sections et avec les sous-bureaux à la collecte de données, l’analyse d’information, à la production et diffusion des principaux produits de coordination.
Processus
Si l’on utilise l’approche globale du bureau en termes d’IM, on obtient les résultats suivants :
Tous les membres du personnel du bureau pays ont une idée claire et précise du rôle, ainsi que de l’apport des uns et des autres en matière d’information.
Les unités travaillent au sein d’équipes de rédaction/projets (pour HRP, Snapshot, Bulletin etc.…) et disposent de procédures claires et définies.
L’équipe de direction fait régulièrement la promotion d’outils/produits d’information, et rappelle également aux partenaires les demandes de données et d’information (par exemple : données 3W, données de financement) dans les réunions bilatérales ainsi que dans les forums humanitaires.
Les membres non techniques du personnel sont encouragés à apprendre à se servir des logiciels/outils qui pourraient s’avérer utiles dans leur travail (par exemple : InDesign, Illustrator, MailChimp, RW Response, HID, Excel).
Directive
Les plans de travail de l’IMU tombent sous la « dotted line » entre le siège et le terrain ; ils travaillent ensemble et se réunissent 2 fois par an, via les « Dialogues sur la performance du bureau » afin d’évaluer les progrès et d’apporter les ajustements nécessaires. Notez que cette approche n’a pas encore été finalisée !