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Overview

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Metadata is data about data or data that defines or describes other data. Metadata is additional information or documentation about your dataset that will make it easier for others to understand and put your data into context.  Good metadata is critical in humanitarian response as datasets are often incomplete or the “best available” and have limitations or discrepancies. Noting the issues related to the datasets allows others to understand how and if they can use the datasets.

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• It improves understanding of the dataset (reduces questions and confusion of its use and history)

• Increases credibility/reliability of data

• Provides transparency about data that is not complete or not perfect (sets expectations and can provide the purpose of the dataset)

• It can increase interest by others who may have data you are missing

• It can improve the discoverability on HDX or other data sharing sites. HDX recommends the following information.

Metadata is data about data or data that defines or describes other data. Metadata is additional information or documentation about your dataset that will make it easier for others to understand and put your data into context.  Good metadata is critical in humanitarian response as datasets are often incomplete or the “best available” and have limitations or discrepancies. Noting the issues related to the datasets allows others to understand how and if they can use the datasets.

When metadata is included with a dataset: 

• It improves understanding of the dataset (reduces questions and confusion of its use and history)

• Increases credibility/reliability of data

• Provides transparency about data that is not complete or not perfect (sets expectations and can provide the purpose of the dataset)

• It can increase interest by others who may have data you are missing

• It can improve the discoverability on HDX or other data sharing sites. HDX recommends the following information.

  • Title of Dataset

  • Description

  • Dataset contains sub-national data

  • Source

  • Organization

  • Maintainer

  • Location

  • Contributor (Organization)

  • Source

• For an explanation of HDX recommended metadata please read this guide.

Where Metadata can be found 

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on HDX	In / with the Dataset	in COD-AB web services
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This is the most public version of metadata and has a direct impact on the credibility and discoverability of the dataset	It is downloaded with the dataset, ensure the client has the metadata for reference in the future Located in the geodatabase, on a worksheet in excel, as a text file that accompanies a csv.	This is information available with the web service
Consider impact metadata has on discoverability on HDX For COD-AB use as much material as possible from ITOS (can use it in the web services metadata)	Use the metadata that will be used for HDX to create information for Excel and text files (can copy/paste) For COD-AB use as much material as possible from ITOS (can copy/paste)	ITOS creates this with their process, it is reliant on metadata provided with the COD-AB

Process

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To balance the need for metadata against the burden of creating and maintaining it, OCHA recommends a 3-tiered system of metadata options:

Tier 1: Emergency Metadata
Tier 2: Basic Metadata
Tier 3: Full Metadata

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• FAQ on HDX

• Metadata Guide which provides an outline of the metadata required for HDX.

• Be clear about the license type (see Data Agreements and Sharing)

• Metadata in the COD lifecycle (prezi created by ITOS)

Métadonnées

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Description

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Les métadonnées sont des données [informations] fournissant des informations sur d’autres données. Des informations telles que : la source de données, la date de l’ensemble de données, la façon dont l’ensemble de données peut être partagé, mais également d’autres détails sur leurs utilisations. La création de métadonnées est fondamentale pour s’assurer que le droit d’auteur des données est préservé et que toutes les particularités de l’utilisation des données sont respectées. Tout le monde apprécie le fait d'avoir beaucoup de métadonnées associées à leurs ensembles de données, cependant, la création et la maintenance de ces métadonnées sont généralement très fastidieuses pendant les opérations sur le terrain.

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Sur HDX	Dans/avec l'ensemble de données	Service Web COD-AB
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C’est la version de métadonnées « la plus publique ». Elle a un impact direct sur la crédibilité, la découverte et la « trouvabilité » des ensembles de données.	Elles sont téléchargées avec l’ensemble de données, assurez-vous que le client dispose des métadonnées pour consultation ultérieure (téléchargez l’ensemble de données ainsi que les métadonnées relatives à cet ensemble de données) Situées dans la base de données géospatiales (Geodatabases), sur une feuille de calcul Excel, sous la forme d’un fichier texte qui accompagne un csv.	Ces informations sont disponibles sur le service web
Tenez compte de l’impact qu’on les métadonnées sur la « trouvabilité » sur HDX. Pour les COD-AB, utilisez au maximum le matériel provenant d'ITOS (vous pouvez l'utiliser dans les métadonnées des services Web)	Utilisez les métadonnées qui seront utilisées pour HDX dans le but de créer des informations pour Excel et des fichiers textes (vous pouvez copier-coller) Pour les COD-AB, utilisez au maximum le matériel provenant d'ITOS (vous pouvez copier/coller)	ITOS crée ces métadonnées avec leur processus, il s'appuie sur les métadonnées fournies avec le COD-AB.

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Pour équilibrer le besoin de métadonnées et «la complexité de leur création et mise à jour, OCHA recommande un système à trois niveaux d’option pour les métadonnées :

• Niveau (Tier) 1 : Métadonnées d’urgence

• Niveau (Tier) 2 : Métadonnées de base

• Niveau (Tier) 3 : Métadonnées complètes

Niveau 1 : Métadonnées d’urgence

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