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Overview

The purpose of the Performance Management and Development System is to improve the delivery of programmes by optimizing performance at all levels, which it will achieve by:
(a) Promoting a culture of high performance, personal development, and continuous learning;
(b) Empowering managers and holding them responsible and accountable for managing their staff;
(c) Encouraging a high level of staff participation in the planning, delivery, and evaluation of work;
(d) Recognizing successful performance and addressing underperformance in a fair and equitable manner.

All staff are responsible for:
(a) Understanding the larger organizational goals;
(b) Soliciting clarification on individual performance expectations;
(c) Participating in discussions with the first reporting officer to facilitate the development and finalization of the individual work plan and maintaining discussions during the reporting period;
(d) Taking steps to complete each stage of the process for which they are responsible without delay.

Process

1. The head of the IM unit should work closely with their HoO and direct supervisor to discuss the work plan of the office.

2. Translate the unit work plan to individual staff work plans

3. Meet regularly with the IM team (ideally weekly) to discuss issues and weekly priorities 

4. Use the mid-year review process to modify individual work plans as necessary

5. Complete mid-year and end of year review process on time.

Outputs/Resources

Description

L’objectif du système de gestion de la performance et de perfectionnement est d’améliorer l’exécution des programmes en optimisant les résultats à tous les niveaux, pour ce faire, il doit atteindre les objectifs suivants:

1. Promouvoir une culture de haute performance, de perfectionnement du personnel et d’apprentissage continu ;

2. Donner aux managers les moyens d’agir et les tenir pour responsables de la gestion de leur personnel ;

3. Encourager le personnel à s’impliquer activement dans la participation, à la planification l’exécution et l’évaluation des travaux.

4. Savoir reconnaître les bonnes performances et remédier aux contreperformances de manière juste et équitable.

Tous les membres du personnel sont responsables de :

1. La compréhension et la maîtrise des grands objectifs organisationnels ;

2. Demander des précisions sur les attentes individuelles en matière de performances ;

3. Participer aux discutions avec le premier notateur (first reporting officer) pour faciliter l’élaboration et la finalisation du plan de travail individuel et poursuivre les discutions pendant la période considérée ;

4. Prendre ses dispositions pour mener à bien et sans retard chaque étape du processus pour lesquels ils sont responsables.

Processus

1. Le chef de l’IMU doit travailler en collaboration avec son superviseur direct et avec le HoO pour discuter du plan de travail du bureau.

2. Traduire le plan de travail de l’unité en plans de travail individuels pour les membres du personnel.

3. Se réunir régulièrement avec l’équipe IM (idéalement toutes les semaines) pour discuter des problèmes rencontrés et des priorités hebdomadaires.

4. Se servir du processus d’examen semestriel pour modifier, si besoin, les plans de travail individuels.

5. Terminer le processus d’examen semestriel, et celui de fin d’année dans les délais impartis.