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Overview
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The OCHA Policy Instruction on Response includes several pre-approved cost plans and organigrams for different sized offices. These should be seen as the minimum size and composition of an IM unit. In practice, IM units vary enormously. The table below compares the number of IMOs in pre-approved cost plans with actual IM staffing in 2017/8. It is up to the Head of an IMU to make a case to a HoO to provide adequate capacity.
# of IMOs |
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Small / Sub-office
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 | Medium office
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Large office
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Guidance | 1 (P3) | 2 (P3 NOA) | 3 (P4, P3, NOA) |
Range (actual) | 1-3 | 4-6 | 7-9 |
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Many offices will supplement the international and national IMOs in an office cost plan with local consultants and by using other organizations such as iMMAP and REACH to enhance the IM capacity. For example, in 2017 for Yemen there were six IMOs in the OCHA cost plan plus 12 staff from iMMAP and 2 from REACH, therefore overall IM capacity was actually 20. iMMAP also provide IM support to the clusters bringing the number of IMOs working on the humanitarian response to over 40!
Process
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Discuss IM expectations with HoO and translate into an IM strategy and work plan based on office size
Determine short term vs long term needs (often more staff is needed to scale up a response and fewer to maintain)
Identify potential IM capacity in the country (strong capacity would allow for more national staff)
Identify potential partners (iMMAP, REACH) willingness to support.
Develop short-term IM staff plan
Develop longer term IM staff plan - keep in mind that recruitment of a fixed term international staff will take at least 6 months)
Outputs/Resources
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Example of .xls used for tracking staff in large sudden onset - Tracking Philippines Typhoon Yolanda 2013.xlsx
Template of graphic used for large staff tracking in sudden onset - Staffing levels in Philippines 2014.doc
Guidance
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Taille d’une équipe IM
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Description
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Les Instructions concernant la réponse d’OCHA (OCHA Policy Instruction on Response) comprennent plusieurs plans de dépenses et organigrammes préapprouvés pour les différentes tailles de bureaux. En théorie, il s’agit de la taille et composition minimale d’une IMU. Dans la pratique, les IMUs varient énormément. Le tableau ci-dessous compare le nombre d’IMOs dans les plans de dépenses préapprouvés avec les effectifs IM réels en 2017/18. Il advient au chef de l’IMU de faire valoir ses arguments auprès du chef de bureau (HoO) pour qu’il lui fournisse la capacité appropriée.
# d'IMOs | Bureau de petite taille/Sous-bureau |
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| Bureau de taille moyenne |
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| Grand bureau |
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Directive | 1 (P3) | 2 (P3 NOA) | 3 (P4, P3, NOA) |
Classification (actuelle) | 1-3 | 4-6 | 7-9 |
Pour augmenter la capacité de l’IM, de nombreux bureaux viendront compléter leurs IMOs nationaux et internationaux du plan de dépenses avec des consultants locaux et par le biais d’autres organisations tels que IMMAP et REACH. Par exemple : En 2017, pour le Yemen : dans les plans de dépenses, il était prévu six IMOs, qui ont été complétés par douze membres du personnel de l’iMMAP et deux de REACH, donc la capacité IM globale était en fait de 20. iMMAP a également fourni un soutien IM aux clusters, augmentant alors le nombre d’IMOs travaillant sur la réponse à plus de 40 !
Processus
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Discuter avec le HoO des attentes en matière d’IM, les traduire par une stratégie IM et un plan de travail basé sur la taille du bureau.
Déterminer les besoins à court terme par rapport aux besoins à long terme (souvent, il faut plus de personnel pour intensifier la réponse et moins pour la maintenir).
Identifier la capacité IM potentielle dans le pays (une forte capacité permettrait d’avoir plus de personnel national).
Identifier les partenaires potentiels (iMMAP, REACH) disposés à apporter leur soutien.
Elaborer un plan à court terme pour le personnel IM
Elaborer un plan à long terme pour le personnel IM – gardez à l’esprit que le recrutement de personnel international à durée déterminé prendra au moins 6 mois.
Ressources
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Exemple de .xls utilisé pour le suivi du personnel en cas d’apparition de crise soudaine – Suivi Philippines Typhon Yolanda 2013.
Template graphique pour le suivi des effectifs lors d’une crise soudaine – Suivi des effectifs aux Philippines 2014.